La llegada de VERIFACTU va a obligar a muchos profesionales y pequeñas empresas a revisar el programa con el que realizan su facturación. Los despachos de abogados no son una excepción. Para quienes todavía facturan con herramientas antiguas o mantienen buena parte de su gestión entre hojas de Excel, carpetas y diferentes aplicaciones, puede parecer simplemente una nueva obligación que hay que resolver.
Pero también puede ser una buena oportunidad para hacerse otra pregunta: si tenemos que actualizar la facturación, ¿por qué no aprovechar para modernizar la forma de trabajar del despacho?
No hablamos de convertir un pequeño bufete en una gran infraestructura tecnológica. Precisamente al contrario. Hoy es posible disponer de equipos que permiten trabajar tanto en el despacho como fuera de él, acceder de forma segura a la información, disponer de una nube propia para los documentos y gestionar expedientes y facturación desde una misma solución.
VERIFACTU obliga a revisar cómo facturamos
Los nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación establecen cambios importantes en la forma en que estos deben generar y conservar los registros de facturación. Actualmente, la Agencia Tributaria fija como fechas límite de adaptación el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para las demás empresas y autónomos afectados. Agencia Tributaria
La propia Agencia Tributaria contempla distintas posibilidades: utilizar su aplicación gratuita, modificar el sistema de facturación existente para adaptarlo a los nuevos requisitos o adquirir uno que ya esté preparado. Agencia Tributaria
Información oficial de la Agencia Tributaria sobre VERI*FACTU
Para un profesional que únicamente necesita emitir unas pocas facturas puede ser suficiente con resolver esa necesidad. Pero un despacho que además tiene que controlar clientes, expedientes, actuaciones, honorarios, cobros y documentación tiene delante una oportunidad diferente.
En lugar de cambiar únicamente la forma de hacer una factura, podemos revisar todo el proceso que termina generando esa factura.
Un despacho pequeño también puede trabajar desde cualquier lugar
El puesto de trabajo de un abogado ya no tiene por qué estar ligado a un ordenador concreto dentro del despacho. Un portátil profesional puede utilizarse durante una visita o desde casa y, al regresar a la oficina, conectarse a uno o dos monitores, teclado, ratón y el resto de periféricos para convertirse en un puesto de trabajo completo.
Esto no significa que todos los equipos tengan que ser portátiles ni que todos los abogados necesiten trabajar en remoto. Significa que podemos diseñar cada puesto según la forma real de trabajar de la persona, manteniendo el acceso a las mismas herramientas cuando sea necesario trabajar fuera.
Para hacerlo correctamente también hay que pensar en cómo se accede a los recursos del despacho. Un firewall y una conexión VPN permiten crear un acceso seguro desde el exterior sin tener que exponer directamente los equipos o servicios internos a Internet.
La tecnología, en este caso, debería pasar desapercibida. El objetivo no es que el abogado tenga que aprender cómo funciona una VPN, sino que pueda abrir su equipo fuera del despacho y acceder de forma segura a las herramientas que necesita para continuar trabajando.
Tu propia nube para los documentos del despacho
Un despacho genera y recibe continuamente documentación: escritos, resoluciones, contratos, facturas, comunicaciones y documentos aportados por los clientes. Cuando no existe un sistema común, es fácil que esa información termine repartida entre ordenadores, correos electrónicos, memorias USB y diferentes servicios online.
Una alternativa es disponer de un sistema centralizado mediante un NAS o una nube privada, accesible únicamente por las personas autorizadas. Los documentos dejan de depender de un ordenador concreto y pueden estar disponibles tanto dentro como fuera del despacho, manteniendo el control sobre usuarios, permisos y copias de seguridad.
No se trata simplemente de tener “un disco duro conectado a Internet”. Bien configurada, una solución de este tipo permite crear usuarios, determinar quién puede acceder a cada información, sincronizar archivos entre dispositivos y establecer sistemas de copia de seguridad.
Ya hemos hablado en este blog de las ventajas del almacenamiento en la nube y de cómo puede cambiar la manera en que una empresa accede y protege su información. Para un pequeño despacho, disponer de su propia nube puede convertirse en una pieza especialmente interesante cuando se combina con puestos de trabajo preparados para la movilidad.
Pero todavía nos queda otra parte de la modernización: organizar la información con la que trabajamos.
Del Excel al expediente digital
Excel es una herramienta extraordinaria. El problema aparece cuando termina convirtiéndose, poco a poco, en el sistema de gestión del despacho.
Una hoja controla los expedientes, otra los trabajos pendientes, una carpeta contiene los documentos, el calendario recuerda los asuntos importantes y el programa de facturación guarda las facturas. El sistema puede funcionar durante años, especialmente en un despacho pequeño, pero obliga a introducir información varias veces y hace más difícil obtener una visión global.
Aquí es donde un ERP puede cambiar la forma de trabajar.
En RC Servicios Informáticos trabajamos con FacturaScripts, una plataforma ERP que permite integrar facturación, clientes, contabilidad y otros procesos de gestión. Sobre esa base puede instalarse LawFirm, una especialización desarrollada por ERPDeveloper específicamente para la gestión administrativa de despachos de abogacía.
Conocer LawFirm en ERPDeveloper
La diferencia fundamental es sencilla: el expediente pasa a ser el centro de la información.
Cada asunto reúne sus clientes, quién debe pagar, la parte contraria, procedimientos judiciales, encargos firmados, actuaciones realizadas, documentos y facturas. La información se introduce una vez y permanece relacionada con el expediente correspondiente. ERP Developer
Esto permite seguir trabajando como piensa un despacho: primero existe un asunto, después se realizan actuaciones y, cuando corresponde, ese trabajo termina convirtiéndose en una minuta.
Del expediente a la factura
Una de las ventajas de unir la gestión jurídica con la administrativa es precisamente evitar que la facturación sea un proceso separado.
LawFirm permite preparar hojas de encargo a partir de plantillas, registrar el trabajo comprometido y anotar las actuaciones conforme se realizan. Cuando llega el momento de facturar, esas actuaciones pueden generar la factura sin tener que volver a introducir la información en otro programa. También contempla particularidades habituales como las provisiones de fondos, los suplidos o las igualas. ERP Developer
FacturaScripts proporciona la base administrativa y de facturación mientras LawFirm incorpora la lógica propia del despacho. El resultado es una solución en la que el trabajo realizado y la facturación dejan de vivir en mundos diferentes.
Ficha de LawFirm en FacturaScripts
Y precisamente porque la facturación forma parte de FacturaScripts, la adaptación a los nuevos requisitos no obliga a renunciar a la gestión del despacho para utilizar una herramienta independiente únicamente para emitir facturas.
El expediente controla el asunto; el panel controla el despacho
Digitalizar no consiste solamente en sustituir una carpeta física por una ficha en pantalla. La verdadera ventaja aparece cuando la información relacionada permite detectar lo que necesita nuestra atención.
LawFirm incorpora un panel pensado para ofrecer esa visión global. Al comenzar la jornada puede mostrar lo facturado, el trabajo realizado todavía pendiente de minutar, facturas pendientes de cobro o vencidas y provisiones de fondos pendientes. También genera avisos sobre asuntos que llevan demasiado tiempo sin movimiento, propuestas sin respuesta o expedientes terminados que todavía tienen trabajo sin facturar. ERP Developer
Cada aviso permite llegar a los expedientes que lo han provocado. No se trata únicamente de saber cuánto hemos facturado, sino de detectar qué estamos dejando atrás.
Podríamos resumir toda la filosofía de la solución en una frase:
El expediente permite controlar cada asunto; el panel permite controlar el despacho.
Para un pequeño despacho, esa visión puede resultar mucho más útil que incorporar un sistema complejo pensado para una organización con decenas o cientos de abogados.
Aprovechar VERIFACTU para dar un paso más
La adaptación a VERIFACTU para abogados puede resolverse simplemente buscando un programa capaz de cumplir los nuevos requisitos. Pero si nuestro software actual se ha quedado antiguo, trabajamos con información dispersa o dependemos demasiado de procesos manuales, quizá sea un buen momento para plantearnos algo más.
Modernizar el despacho puede significar renovar únicamente los equipos que realmente lo necesitan, facilitar el trabajo local y remoto, proteger el acceso mediante firewall y VPN, centralizar la documentación en una nube privada y disponer de un sistema de gestión donde expedientes y facturación estén relacionados.
No todos los despachos necesitan la misma instalación. Un profesional que trabaja solo tiene unas necesidades diferentes a un bufete con varios abogados y personal administrativo. Por eso, la solución debería empezar por analizar cómo trabaja realmente el despacho, no por elaborar una lista de productos que haya que comprar.
En RC Servicios Informáticos podemos encargarnos tanto de esa infraestructura como de la implantación y configuración del software necesario para que las distintas piezas funcionen conjuntamente.
VERIFACTU puede ser una obligación que simplemente tengamos que cumplir.
O puede ser la excusa perfecta para modernizar el despacho que llevábamos años pensando en actualizar.