Cuando pensamos en mejorar la tecnología de la oficina solemos fijarnos en los grandes elementos: renovar los ordenadores, mejorar la red, instalar un nuevo servidor o cambiar el software de gestión. Son decisiones importantes, pero existe otra parte de la tecnología mucho más cercana que a menudo recibe menos atención: las herramientas que una persona utiliza durante toda su jornada de trabajo.
Un administrativo puede pasar ocho horas delante de una pantalla, atender decenas de llamadas, consultar continuamente el ERP, responder correos, revisar documentos, preparar presupuestos y hablar con clientes. Pequeñas incomodidades repetidas cientos de veces terminan afectando a su forma de trabajar. Y ocurre también al contrario: un puesto bien equipado hace que muchas tareas resulten más sencillas, cómodas y naturales.
Y no hablamos de una parte pequeña de nuestra jornada. Un estudio global de Steelcase señala que actualmente pasamos alrededor del 59 % del tiempo de trabajo frente a una pantalla, una cifra que alcanza el 71 % cuando trabajamos individualmente. Cuando utilizamos durante tantas horas las mismas herramientas, mejorar nuestra relación con ellas deja de ser un pequeño detalle.
No es necesaria una gran inversión ni de llenar la oficina de gadgets. Hablamos de elegir correctamente aquellas herramientas que pueden mejorar la experiencia diaria de las personas y, como consecuencia, también la atención que reciben nuestros clientes.
Ver mejor y tener la información donde la necesitas
Uno de los ejemplos más sencillos de mejorar la tecnología de la oficina es la pantalla. Durante años hemos asumido que un ordenador de oficina necesita un monitor y poco más. Sin embargo, nuestra forma de trabajar ha cambiado considerablemente: hoy es habitual tener abiertas simultáneamente varias aplicaciones, el correo electrónico, documentos PDF, hojas de cálculo, el navegador y el programa de gestión.
En estas situaciones, incorporar un segundo monitor puede resultar mucho más útil de lo que parece. Un administrativo puede mantener el ERP en una pantalla mientras consulta un correo o un documento en la otra, evitando cambiar constantemente entre ventanas. Para determinados puestos, un monitor ultrapanorámico puede conseguir algo parecido utilizando una única pantalla y ofreciendo un espacio de trabajo amplio y ordenado.
También existen otras posibilidades interesantes. Un monitor colocado verticalmente puede resultar muy cómodo para determinados documentos, listados o páginas web, mientras que un brazo articulado permite colocar las pantallas a la altura y distancia adecuadas y, además, liberar espacio sobre la mesa.
No se trata de tener más pantallas porque sí. Se trata de analizar qué información utiliza realmente cada persona para realizar su trabajo y facilitar que pueda consultarla de la forma más cómoda posible.
Escuchar y ser escuchado también forma parte del servicio
El teléfono sigue siendo una herramienta fundamental en muchas empresas, pero cada vez comparte más protagonismo con llamadas desde el ordenador, Microsoft Teams, videoconferencias y otras plataformas de comunicación.
Aquí unos buenos auriculares pueden marcar una diferencia enorme. Un modelo cómodo, con un buen micrófono y cancelación de ruido permite mantener una conversación mientras se consulta información en el ordenador, reduce las distracciones de una oficina compartida y, sobre todo, hace que el cliente escuche con claridad a la persona que le está atendiendo.
Es un buen ejemplo de cómo una mejora pensada inicialmente para el trabajador termina repercutiendo directamente en el cliente. Para quien llama a nuestra empresa, la calidad del sonido, la ausencia de ruido de fondo y una comunicación fluida también forman parte de la imagen profesional que transmitimos.
Además, los modelos actuales pueden conectarse simultáneamente a distintos dispositivos y cambiar entre una llamada del ordenador y el teléfono móvil sin necesidad de estar conectando y desconectando cables.
Una videollamada también es una reunión con un cliente
Las reuniones por videoconferencia se han convertido en algo completamente normal, pero no siempre les damos la misma importancia que a una reunión presencial.
Una cámara situada en un ángulo extraño, una habitación oscura o un micrófono que recoge todo el ruido de la oficina pueden transmitir una imagen muy diferente de la que ofreceríamos si el cliente estuviera sentado delante de nosotros.
No hace falta montar un estudio audiovisual. Una cámara adecuada, una iluminación correcta y un buen sistema de sonido pueden transformar completamente la experiencia.
Además, las cámaras profesionales actuales empiezan a incorporar funciones interesantes como encuadre automático, seguimiento del interlocutor o ajustes inteligentes de imagen. En una sala de reuniones, existen sistemas capaces de identificar quién está hablando y facilitar que las personas conectadas a distancia sigan la conversación de una forma mucho más natural.
La tecnología, en este caso, debería conseguir precisamente que dejemos de prestarle atención a la tecnología y podamos concentrarnos en la reunión.
Tecnología de la oficina sin cables. menos tiempo conectando cosas
Hay pequeños problemas que hemos terminado aceptando como normales: buscar un adaptador, desconectar un dispositivo para conectar otro, quedarse sin puertos USB o tener una mesa llena de cargadores y cables.
Las estaciones de conexión o docks permiten simplificar mucho determinados puestos de trabajo. Un único punto puede centralizar monitores, red, dispositivos USB, audio y alimentación. Esto resulta especialmente interesante cuando se utilizan equipos que se desplazan entre diferentes puestos, salas de reuniones o ubicaciones.
Los hubs USB-C, cargadores múltiples o sistemas de carga inalámbrica también pueden ayudar a mantener un espacio más organizado, aunque aquí conviene evitar precisamente el efecto contrario: comprar accesorios simplemente porque son tecnológicos.
Una buena mejora es aquella que elimina una pequeña molestia que sufrimos todos los días.
Un buen teclado y un buen ratón no son un capricho
Probablemente sean los dispositivos que más utilizamos y, paradójicamente, muchas veces son los que menos importancia reciben.
No todos los puestos necesitan un teclado mecánico de última generación ni un ratón lleno de botones. Pero sí merece la pena prestar atención a la comodidad, tamaño, precisión y ergonomía de unos dispositivos que algunas personas utilizan durante miles de horas cada año.
Existen ratones verticales, teclados ergonómicos, dispositivos inalámbricos capaces de controlar varios ordenadores y periféricos diseñados específicamente para reducir movimientos repetitivos.
La elección debería depender del usuario y de su trabajo. Una persona que introduce grandes cantidades de datos puede valorar especialmente un teclado numérico cómodo; alguien que trabaja constantemente con documentos puede beneficiarse de un ratón con desplazamiento rápido; y determinados usuarios pueden trabajar mucho más cómodos con dispositivos ergonómicos.
Estandarizar todo el equipamiento de una oficina facilita el mantenimiento, pero eso no significa que todos los trabajadores tengan necesariamente las mismas necesidades.
Reuniones donde compartir una pantalla no sea una aventura
Entramos en una sala, conectamos el portátil y comienza el ritual: ¿qué entrada utiliza esta pantalla?, ¿dónde está el adaptador?, ¿por qué no se escucha?, ¿quién tiene el cable HDMI?
Es una escena bastante habitual y un buen ejemplo de tiempo perdido por algo que debería resultar inmediato.
Las salas de reuniones modernas pueden incorporar sistemas de presentación inalámbrica que permiten compartir la pantalla sin conectar físicamente el equipo. También existen pantallas interactivas y pizarras digitales en las que varias personas pueden visualizar, modificar y compartir información durante una reunión.
Visunext recoge precisamente diferentes soluciones para puestos de trabajo digitales, salas de reuniones y colaboración, mostrando hasta qué punto este equipamiento ha evolucionado respecto a la tradicional combinación de proyector y cable.
No todas las empresas necesitan una pizarra interactiva o una sala de videoconferencia avanzada. Pero aquellas que realizan reuniones frecuentes con clientes, proveedores o empleados remotos pueden encontrar aquí una mejora importante tanto para sus trabajadores como para la imagen que proyectan hacia el exterior.
Tecnología en la oficina que también cuida el puesto de trabajo
Hay además una categoría de mejoras menos espectacular, pero igualmente importante: aquellas que hacen que el puesto resulte más cómodo durante toda la jornada.
Soportes regulables para pantallas, iluminación adecuada, sistemas que permiten alternar entre trabajar sentado y de pie o soluciones para organizar conexiones y dispositivos pueden parecer detalles menores cuando se analizan individualmente. Sin embargo, se utilizan todos los días.
Las tendencias actuales en equipamiento de oficina están prestando cada vez más atención precisamente a esa combinación de tecnología, ergonomía y experiencia de usuario. Algunos fabricantes están incorporando también funciones inteligentes en monitores, cámaras y otros dispositivos para adaptar automáticamente su funcionamiento a cada situación.
No significa que debamos convertir cada mesa en una demostración tecnológica. Significa que tenemos más posibilidades que nunca para diseñar el puesto de trabajo alrededor de la persona que lo utiliza.
No toda la tecnología de la oficina se soluciona cambiando el ordenador
Quizá esta sea la reflexión más importante.
Cuando un empleado comenta que no trabaja cómodo con su ordenador, nuestra primera reacción puede ser pensar que necesita uno nuevo. Algunas veces será así, pero otras el problema puede estar en una pantalla demasiado pequeña, una mala conexión, unos auriculares incómodos, una webcam deficiente o simplemente una distribución poco práctica de los dispositivos.
Antes de renovar un puesto de trabajo merece la pena observar cómo se utiliza.
¿Qué aplicaciones permanecen abiertas durante todo el día? ¿Cuántas llamadas se atienden? ¿Se trabaja habitualmente con dos documentos simultáneamente? ¿Se realizan videoconferencias? ¿Hay que desplazarse entre diferentes puestos? ¿Qué pequeñas molestias se repiten todos los días?
Las respuestas permiten invertir donde realmente se va a notar la diferencia.
Cuando el trabajador está cómodo, también lo nota el cliente
Una empresa no presta sus servicios a través de ordenadores, redes o programas. Los presta a través de personas que utilizan esas herramientas para hacer su trabajo.
Por eso, mejorar la tecnología de una oficina no debería medirse únicamente en gigabytes, velocidad de procesador o ancho de banda. También debería medirse en menos interrupciones, menos pequeñas frustraciones y mayor facilidad para realizar las tareas cotidianas.
Un administrativo que encuentra rápidamente la información puede atender mejor una llamada. Una videoconferencia que funciona correctamente permite concentrarse en el cliente. Un puesto cómodo facilita mantener la atención durante la jornada. Una sala donde compartir información resulta inmediato hace que las reuniones sean más fluidas.
No todas estas mejoras requieren grandes inversiones. En ocasiones, pequeños cambios bien elegidos pueden tener un impacto diario mucho mayor que renovar equipamiento simplemente porque ha aparecido una generación más reciente.
En RC Servicios Informáticos podemos ayudarte a analizar los puestos de trabajo de tu empresa y encontrar la tecnología en la oficina aportando mejoras tecnológicas que realmente aporten valor a las personas que los utilizan.
Porque la mejor tecnología no es necesariamente la que más se nota.
Es la que permite olvidarnos de ella y concentrarnos en hacer bien nuestro trabajo.